Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS gửi tin (không cần qua API)

Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS là điều mà nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm để tối ưu hóa chăm sóc khách hàng. Nhưng làm thế nào để tận dụng triệt để tính năng này? Bạn đã biết cách đăng ký Zalo ZNS và triển khai các chiến dịch như thế nào chưa? Trong bài viết này, Abenla sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước để triển khai hiệu quả mà không cần thông qua API, phù hợp với doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.

Điều kiện để sử dụng dịch vụ ZNS (Zalo Notification Service)

Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin nhắn thương hiệu xác thực qua OA Zalo, cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, để sử dụng dịch vụ này, cả doanh nghiệp và người dùng đều cần đáp ứng các điều kiện nhất định, cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp

Để sử dụng dịch vụ ZNS, doanh nghiệp cần đáp ứng một số tiêu chí cụ thể sau:

• Doanh nghiệp cần đăng ký và xác thực tên thương hiệu sở hữu với Zalo để được kiểm duyệt.

• Chỉ được phép gửi tin nhắn đến người dùng đã từng kết nối và cung cấp số điện thoại cho doanh nghiệp qua Zalo OA.

• Người nhận có thể là người theo dõi hoặc không theo dõi OA.

• Tin nhắn ZNS chỉ được gửi khi có giao dịch thành công hoặc có biến động liên quan đến tài khoản giữa người dùng và doanh nghiệp.

• Nội dung tin nhắn cần thỏa mãn các điều kiện:

  • Mẫu tin nhắn cần được gửi cho Zalo duyệt trước.

  • Có ít nhất một tham số đặc trưng cho giao dịch (mã đơn hàng, số tiền, tên sản phẩm…)

  • Mỗi lần biến động tài khoản hoặc trạng thái giao dịch, chỉ được gửi một tin nhắn tương ứng.

  • Không được gửi tin nhắn nhắc nợ nhiều lần, ngoại trừ trường hợp có cảnh báo khóa tài khoản.

Đối với khách hàng

Về phía người nhận tin nhắn, tức là khách hàng, họ cần thỏa mãn hai điều kiện cơ bản để nhận tin nhắn từ Zalo ZNS:

• Khách hàng đang sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp và phát sinh giao dịch.

• Khách hàng đã đồng ý cho doanh nghiệp liên hệ và gửi thông báo tới số điện thoại mà họ đang sử dụng trên Zalo.

Lưu ý: Nếu không đủ điều kiện trên, Zalo sẽ không cho phép hệ thống gửi tin nhắn ZNS đến người dùng để đảm bảo đúng quy định về quyền riêng tư và trải nghiệm người dùng.

Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS theo chiến dịch (không cần thông qua API)

Zalo đã phát triển công cụ hỗ trợ gửi tin nhắn ZNS theo chiến dịch ngay trên nền tảng Zalo Cloud mà không cần lập trình API. Đây là giải pháp nhanh chóng, thân thiện với người dùng không rành kỹ thuật. Các bước theo hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS như sau:

Bước 1: Vào mục “Gửi theo chiến dịch”

Đầu tiên, bạn hãy truy cập đường dẫn:https://account.zalo.cloud/tool/zns/campaign. Sau đó chọn Tạo chiến dịch. Nếu tài khoản Zalo Channel Administrator (ZCA) của bạn quản lý nhiều OA, bạn cần chọn đúng OA muốn thực hiện chiến dịch.

Bước 2: Đặt tên chiến dịch

Nhập tên gọi dễ nhớ và có ý nghĩa cho chiến dịch, ví dụ: “Nhắc lịch thanh toán tháng 6”. Rồi nhấn Tạo chiến dịch để tiếp tục.

Bước 3: Chọn mẫu tin nhắn ZNS

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách mẫu tin đã được duyệt. Hãy chọn mẫu phù hợp với nội dung bạn định gửi. Nếu chưa có mẫu, bạn cần tạo và gửi duyệt mẫu trước.

Bước 4: Tải và điền thông tin vào file mẫu

Ở bước này, bạn cần tải về file Excel mẫu từ hệ thống. Sau đó, điền các thông tin cần thiết như số điện thoại người nhận và nội dung biến theo từng dòng (ví dụ: mã đơn, tên khách hàng…).

Bước 5: Tải file dữ liệu đã hoàn chỉnh

Sau khi nhập liệu đầy đủ, bạn tải lại file Excel này lên hệ thống. Hệ thống sẽ kiểm tra và thông báo nếu có lỗi định dạng hoặc thiếu dữ liệu.

Bước 6: Cài đặt thời gian gửi

Bạn có thể chọn gửi ngay lập tức hoặc đặt lịch gửi tùy theo chiến lược chăm sóc khách hàng. Khi đã sẵn sàng, hãy xác nhận các điều khoản dịch vụ rồi bấm Xác nhận và gửi.

Bước 7: Gửi tin

Sau khi cài thời gian, bạn xác nhận đã đọc và đồng ý với Điều khoản và chính sách sử dụng của Zalo, sau đó bấm vào Gửi tin. Quá trình xử lý có thể kéo dài tối đa 24 giờ. Bạn có thể theo dõi tình trạng chiến dịch tại mục Danh sách chiến dịch, với các trạng thái như: Đang gửi, Hoàn tất, hoặc Thất bại.

Những lỗi thường gặp khiến tin nhắn Zalo ZNS không hợp lệ

Trong quá trình đăng ký Zalo ZNS, nhiều doanh nghiệp thường gặp lỗi khiến mẫu tin bị từ chối hoặc tin nhắn không được gửi đi. Dưới đây là các lỗi phổ biến bạn cần tránh để đảm bảo chiến dịch được duyệt nhanh chóng và hiệu quả:

1. Trùng lặp nội dung template đã đăng ký

Theo quy định của Zalo ZNS, mỗi mẫu template chỉ được đăng ký một lần duy nhất cho một tài khoản Zalo OA. Nếu bạn gửi mẫu tin có nội dung trùng với mẫu đã đăng ký trước đó (dù chỉ khác vài ký tự nhỏ), hệ thống sẽ từ chối và không cho phép xét duyệt lại. Do đó, hãy kiểm tra kỹ các mẫu đã được duyệt trước khi tạo mẫu mới.

2. Nội dung không phù hợp với chính sách ZNS

Zalo ZNS chỉ dùng để gửi tin nhắn thông báo và chăm sóc khách hàng, không được sử dụng cho mục đích tiếp thị hoặc quảng cáo. Những mẫu nội dung vi phạm dễ bị từ chối:

• Nội dung mơ hồ, thiếu rõ ràng, gây khó hiểu cho người nhận.

• Đề cập “liên hệ để được hỗ trợ” nhưng không có nút Call To Action (CTA) rõ ràng đi kèm số điện thoại hoặc link.

• Nút CTA không khớp nội dung hoặc dẫn link không đúng mục tiêu. Ví dụ: Tin nhắn “Nhận vé mời tham dự chương trình…” nhưng link trong CTA lại dẫn về trang chủ website.

3. Lỗi hình thức và trình bày không chuyên nghiệp

Các lỗi trình bày cũng có thể khiến mẫu tin bị từ chối hoặc gây phản cảm với khách hàng:

• Nút CTA bị lỗi hiển thị, thiếu chữ, trình bày không rõ ràng.

• Lỗi chính tả, gõ sai từ, thiếu dấu câu khiến tin nhắn mất tính chuyên nghiệp.

• Sử dụng chữ không dấu – thói quen thường thấy trong nhắn tin cá nhân nhưng không phù hợp trong giao tiếp doanh nghiệp. Tin nhắn nên viết tiếng Việt có dấu để đảm bảo rõ ràng và dễ hiểu.

4. Không kiểm tra nội dung kỹ trước khi gửi duyệt

Việc gửi mẫu lỗi và phải chỉnh sửa nhiều lần không chỉ mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất chiến dịch. Hãy rà soát kỹ trước khi gửi xét duyệt để tránh gặp lỗi cấu trúc dữ liệu trong mẫu (thiếu biến, lỗi logic) hoặc thiếu các yếu tố bắt buộc như CTA, biến giao dịch, nội dung xác thực.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp về Zalo ZNS

1. Chi phí sử dụng Zalo ZNS như thế nào?

Chi phí ZNS được tính theo số tin nhắn gửi thành công với mức giá từ 200đ/tin. Doanh nghiệp chỉ trả phí cho những tin nhắn được gửi đến thành công, không mất phí cho các tin nhắn lỗi. Giá có thể được giảm khi đăng ký kèm với chương trình khuyến mãi.

2. Thời gian phê duyệt mẫu ZNS mất bao lâu?

Thời gian phê duyệt mẫu ZNS thường từ 2-3 ngày làm việc tùy thuộc vào độ phức tạp và tính tuân thủ của nội dung. Các mẫu có nội dung rõ ràng, tuân thủ chính sách sẽ được duyệt nhanh hơn.

3. Có thể gửi ZNS cho khách hàng chưa follow OA không?

Có, ZNS có thể gửi đến khách hàng chưa follow OA với điều kiện họ đang sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và đã đồng ý nhận thông báo. Đây là ưu điểm lớn của ZNS so với tin nhắn OA thông thường.

4. Làm thế nào để theo dõi hiệu quả chiến dịch ZNS?

Hệ thống Zalo Cloud cung cấp dashboard chi tiết với các chỉ số như số tin gửi thành công, thất bại, tỷ lệ đọc tin và tương tác. Doanh nghiệp có thể export báo cáo để phân tích sâu hơn.

5. ZNS có hỗ trợ gửi hình ảnh và video không?

Zalo Notification Service (ZNS) hỗ trợ thêm hình ảnh và một số định dạng nội dung khác, nhưng không hỗ trợ gửi video. ZNS chủ yếu được sử dụng để gửi thông báo và thông tin chăm sóc khách hàng.

Hướng dẫn sử dụng Zalo ZNS chi tiết này đã cung cấp toàn bộ kiến thức cần thiết để doanh nghiệp có thể triển khai thành công chiến dịch chăm sóc khách hàng. Với những ưu điểm vượt trội, đây là công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện đại. Hãy tận dụng sức mạnh của ZNS để tiếp cận khách hàng tiềm năng, nâng cao doanh số. Liên hệ ngay với Abenla để được tư vấn chi tiết về dịch vụ Zalo Notification Service nhé!

Xem thêm: 6 bước tạo mẫu và gửi Zalo ZNS template CSKH

Thông tin liên hệ: 

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường 7A, CX Bình Thới, Phường 8, Quận 11, HCM

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@smsthuonghieu.com