6 bước tạo mẫu và gửi Zalo ZNS template CSKH tự động

Bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho việc chăm sóc khách hàng trên Zalo? ZNS template chính là câu trả lời! Giải pháp này sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các thông báo quan trọng, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm thời gian, công sức. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 6 bước tạo và gửi Zalo ZNS CSKH tự động, cùng Abenla khám phá ngay nhé!

Tìm hiểu 4 mẫu thông báo ZNS (ZNS Template API)

Zalo Cloud hiện đang cung cấp 4 loại mẫu ZNS template nhằm phục vụ các mục tiêu chăm sóc khách hàng, xác thực thông tin và khảo sát mức độ hài lòng một cách hiệu quả. Việc hiểu rõ đặc điểm từng loại sẽ giúp doanh nghiệp chọn đúng loại mẫu phù hợp với từng kịch bản giao tiếp, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hiệu quả chiến dịch. Dưới đây là 4 loại mẫu tin ZNS phổ biến nhất hiện nay:

1. Mẫu tin ZNS dạng văn bản

Mẫu tin ZNS dạng văn bản là loại phổ biến nhất, thường được sử dụng để gửi các thông báo, nhắc nhở hoặc xác nhận đến khách hàng. Mẫu tin này được phân loại thành nhiều thẻ (Tag) dựa trên mục đích sử dụng cụ thể:

• Tag 0: Gửi mã xác thực OTP (đăng ký tài khoản, xác minh giao dịch…).

• Tag 1: Xác nhận, cập nhật thông tin giao dịch (đặt hàng, đặt lịch…).

• Tag 2: Thông báo hoàn tất giao dịch và hỗ trợ sau bán (giao hàng thành công, cảm ơn khách hàng…).

• Tag 3: Cập nhật thông tin tài khoản (tăng hạng thành viên, đổi thông tin…).

• Tag 4: Thông báo thay đổi sản phẩm/dịch vụ (nghỉ lễ, tạm ngưng hoạt động…).

• Tag 5: Gửi thông tin hậu mãi (ưu đãi, khuyến mãi cho khách hàng cũ – đang thử nghiệm).

Với độ linh hoạt cao, ZNS dạng văn bản phù hợp để doanh nghiệp tương tác thường xuyên với khách hàng mà vẫn đảm bảo đúng quy định Zalo.

2. Mẫu tin ZNS dạng bảng

ZNS dạng bảng được thiết kế để trình bày nội dung có cấu trúc nhiều thông số, giúp người dùng dễ theo dõi thông tin hơn. Mẫu này phù hợp với những loại thông báo có tính chất chi tiết như:

• Cập nhật tình trạng đơn hàng (sản phẩm, giá, trạng thái…).

• Lịch sử mua sản phẩm/dịch vụ, giao dịch tài chính.

• Hóa đơn dịch vụ (điện, nước, intetnet,…).

Ưu điểm nổi bật của ZNS dạng bảng là khả năng trực quan hóa thông tin, tăng khả năng tiếp nhận và phản hồi của khách hàng. Loại tin này đặc biệt hiệu quả khi doanh nghiệp cần gửi dữ liệu phức tạp một cách rõ ràng, dễ hiểu trên giao diện Zalo.

3. Mẫu tin ZNS dạng OTP

ZNS OTP là mẫu tin chuyên dùng để gửi mã xác thực một lần (One-Time Password) cho người dùng trong các hoạt động như:

• Đăng ký tài khoản mới.

• Đặt lại mật khẩu.

• Xác thực giao dịch tài chính hoặc cập nhật thông tin quan trọng.

Zalo quy định mẫu OTP phải sử dụng template mặc định, không chứa nút CTA (Call-to-action) và chỉ được dùng đúng mục đích xác thực. Một điểm đặc biệt là mẫu OTP có thể gửi đến người dùng chưa từng tương tác với OA, tạo điều kiện cho các hành trình đăng ký hoặc xác minh diễn ra mượt mà. Nhờ tính bảo mật cao và tốc độ gửi tức thời, ZNS OTP giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, giảm thiểu rủi ro lừa đảo.

4. Mẫu tin ZNS khảo sát đánh giá dịch vụ

Mẫu tin ZNS dạng đánh giá dịch vụ giúp doanh nghiệp khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ. Tin nhắn thường bao gồm:

• Chấm điểm trải nghiệm: 5 mức độ từ 1 đến 5 sao (tùy chỉnh được tiêu đề).

• Câu hỏi mở & đề xuất cải thiện: Gợi ý câu trả lời và ô nhập ý kiến riêng.

• Lời cảm ơn: Tùy chỉnh để thể hiện sự trân trọng và lắng nghe khách hàng.

Ngoài mẫu khảo sát qua tin nhắn, doanh nghiệp có thể dùng Pango Form trên Zalo Mini App – một hình thức khảo sát chuyên nghiệp, sinh động theo nhận diện thương hiệu. Người dùng chỉ cần quét QR hoặc bấm vào link để trả lời, rất thuận tiện.

Để tăng tỷ lệ phản hồi, doanh nghiệp nên kết hợp ưu đãi như: tặng voucher, nạp điện thoại 10.000 – 20.000 đồng,… Đây là một cách hiệu quả để tạo động lực cho khách hàng tham gia khảo sát và gắn bó hơn với thương hiệu.

Xem thêm: Tìm hiểu về dịch vụ Zalo ZNS

Hướng dẫn chi tiết cách tạo và gửi ZNS template trên Zalo Cloud

Zalo Cloud cung cấp công cụ tạo mẫu tin ZNS giúp doanh nghiệp chủ động thiết kế tin nhắn chăm sóc khách hàng. Dưới đây là quy trình từng bước để tạo và gửi Template ZNS một cách dễ dàng:

Bước 1: Truy cập công cụ tạo mẫu ZNS trên Zalo Cloud

Trước tiên, bạn cần đăng nhập vào nền tảng Zalo Cloud và chọn mục “Tạo mẫu ZNS” trong giao diện quản lý. Đây là nơi doanh nghiệp bắt đầu quá trình tạo nội dung tin nhắn ZNS phù hợp với mục đích sử dụng.

Bước 2: Chọn OA và ứng dụng tương ứng

Tiếp theo, bạn chọn Official Account (OA) mà mẫu ZNS sẽ được gửi đi từ đó, đồng thời liên kết với ứng dụng đã đăng ký (App ID). Sau khi chọn đầy đủ, nhấn “Tiếp tục” để sang bước tiếp theo. Nếu bạn chưa có App ID, hãy xem hướng dẫn tạo ứng dụng trước khi tiếp tục.

Bước 3: Cài đặt thông tin cơ bản cho mẫu ZNS

Ở bước này, bạn cần điền và chọn các trường sau:

• Tên mẫu ZNS: Dài từ 10 đến 60 ký tự, nên đặt tên dễ nhớ để tiện quản lý.

• Loại mẫu ZNS: Văn bản, bảng, đánh giá dịch vụ, OTP,…

• Mục đích gửi ZNS: Lựa chọn đúng mục tiêu sẽ giúp mẫu dễ được duyệt và tối ưu khả năng gửi.

Lưu ý:

• Mẫu ZNS dạng bảng thích hợp với nội dung chứa nhiều trường dữ liệu (hóa đơn, giao dịch…).

• Doanh nghiệp giữ tỷ lệ gửi thành công tốt sẽ được ưu tiên tạo nhiều mẫu ZNS hơn.

Ở bước này, bạn cần điền và chọn các trường sau:

• Tên mẫu ZNS: Dài từ 10 đến 60 ký tự, nên đặt tên dễ nhớ để tiện quản lý.

• Loại mẫu ZNS: Văn bản, bảng, đánh giá dịch vụ, OTP,…

• Mục đích gửi ZNS: Lựa chọn đúng mục tiêu sẽ giúp mẫu dễ được duyệt và tối ưu khả năng gửi.

Bước 4: Thêm logo thương hiệu vào mẫu ZNS

Bạn click vào khung logo trong giao diện để tải lên logo doanh nghiệp. Sau đây là những lưu ý quan trọng đối với mẫu logo ZNS:

• Cần chuẩn bị 2 phiên bản logo (Dành cho nền sáng và nền tối).

• Logo nên được căn lề trái để hiển thị đồng nhất trên mọi thiết bị.

• Logo đúng chuẩn sẽ giúp tin nhắn của bạn chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn trong mắt khách hàng.

Bước 5: Soạn nội dung chi tiết cho mẫu ZNS

Tại đây, bạn có thể tạo nội dung chính của template:

• Thêm nội dung chính: Hệ thống cho phép tạo tối đa 3 khối nội dung trong mỗi mẫu.

• Tùy chỉnh tham số động: Giúp hiển thị các thông tin cá nhân hóa theo từng khách hàng.

• Gắn nút CTA (Call-to-Action): Bạn có thể thêm các nút thao tác như “Xem chi tiết”, “Thanh toán”, “Liên hệ”… (các nút này sẽ cần qua bước phê duyệt trước khi sử dụng).

Giao diện bên phải sẽ hiển thị bản xem trước mẫu tin, giúp bạn dễ dàng kiểm tra và điều chỉnh nội dung theo nhu cầu.

Bước 6: Xác nhận và gửi duyệt mẫu

Trước khi hoàn tất, bạn kiểm tra lại toàn bộ nội dung mẫu. Sau đó tick chọn ô “Tôi đã đọc và đồng ý với Điều khoản & Chính sách sử dụng của Zalo”. Cuối cùng, bạn nhấn vào ô “Tiếp tục” để gửi mẫu lên hệ thống Zalo Cloud chờ duyệt. Thông thường, Zalo sẽ phản hồi duyệt mẫu trong vòng 24h làm việc.

Việc nắm rõ các bước tạo và gửi Template ZNS không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tin nhắn được duyệt nhanh mà còn nâng cao hiệu quả tương tác với khách hàng. Đừng quên tối ưu nội dung, sử dụng đúng loại mẫu ZNS và kiểm tra kỹ trước khi gửi để đạt kết quả tốt nhất.

Những điều cần lưu ý giúp cho mẫu ZNS được duyệt nhanh

Để đảm bảo mẫu tin ZNS của doanh nghiệp được duyệt nhanh và đạt hiệu quả truyền thông cao, bạn cần nắm vững các nguyên tắc quan trọng trong quy trình soạn thảo và gửi mẫu. Việc tuân thủ đúng các yêu cầu sẽ giúp tránh tình trạng bị từ chối, đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng cuối.

1. Đảm bảo nội dung gắn với giao dịch cụ thể

ZNS chỉ được gửi đến những khách hàng đã từng tương tác hoặc sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Do đó, nội dung mẫu cần thể hiện rõ mối liên hệ với người nhận.

Ví dụ nên có trong nội dung:

• Mã đơn hàng: <order_code>

• Ngày mua hàng: <purchase_date>

• Tên của khách hàng: <customer_name>

Việc cá nhân hóa nội dung bằng cách sử dụng các tham số định danh là yếu tố bắt buộc để đảm bảo phù hợp với chính sách duyệt mẫu của Zalo.

2. Thể hiện đúng mục đích gửi tin

Mỗi mẫu ZNS cần được gắn đúng mục đích (tag) phù hợp. Việc chọn sai tag sẽ khiến mẫu bị từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa lại nhiều lần. Một số tag phổ biến bao gồm:

• Tag 1: Xác nhận trong quá trình giao dịch.

• Tag 2: Kết thúc giao dịch.

• Tag 3: Cập nhật tài khoản.

• Tag 4: Cập nhật từ phía doanh nghiệp.

• Tag 5: Hậu mãi cho khách hàng cũ (áp dụng với điều kiện nhất định).

3. Tránh lỗi ngôn ngữ và cấu trúc văn bản

Một lỗi nhỏ về chính tả cũng có thể khiến mẫu ZNS bị từ chối hoặc gây mất thiện cảm với người nhận. Trước khi gửi duyệt, hãy đảm bảo toàn bộ nội dung:

• Không sai chính tả.

• Không rườm rà, khó hiểu.

• Dùng dấu câu đúng chuẩn.

• Ngôn ngữ rõ ràng, lịch sự.

Đây là yếu tố tưởng nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến khả năng duyệt mẫu. Bạn có thể kiểm tra lại toàn bộ nội dung mẫu bằng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại ít nhất một lần để đảm bảo thông điệp rõ ràng, dễ hiểu.

4. Không chèn link và số điện thoại trong phần nội dung

Zalo quy định tất cả đường link và số liên hệ phải đặt trong phần nút CTA (Call To Action). Không được phép:

• Đưa link rút gọn.

• Dẫn link về nhóm mạng xã hội.

• Chèn số điện thoại trực tiếp vào nội dung văn bản.

Ngoài ra, đường link trong CTA phải liên quan trực tiếp đến nội dung tin nhắn, tránh gây hiểu nhầm cho người nhận.

5. Quy định về logo hiển thị trong mẫu

Để đảm bảo tính nhận diện thương hiệu, logo cần:

• Kích thước chuẩn: 400 x 96 px.

• Căn lề trái.

• Có cả hai logo cho chế độ sáng và tối.

Hình ảnh rõ nét, cân đối giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy khi người dùng nhận được tin nhắn.

6. Tuân thủ quy định riêng theo từng ngành

Zalo có quy định cụ thể theo từng lĩnh vực. Một số lưu ý đặc biệt:

• Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm: Mẫu tin phải dẫn link công bố thông tin sản phẩm trên website chính thức.

• Ngành rượu, bia: Phải kèm cảnh báo “Sản phẩm không dành cho người dưới 18 tuổi” và có hệ thống lọc độ tuổi.

• Dịch vụ tang lễ, thẩm mỹ sinh lý: Không được phép sử dụng Tag 5 trong mọi trường hợp.

• Ngành phong thủy: Không được mang nội dung gây hiểu nhầm là mê tín hoặc thiếu cơ sở.

Tạo mẫu ZNS thành công không chỉ là về nội dung hấp dẫn, mà còn đòi hỏi bạn phải tuân thủ đúng quy trình và chính sách phê duyệt từ Zalo Cloud. Hãy đảm bảo mọi yếu tố từ cách trình bày, ngôn ngữ đến mục đích sử dụng đều được kiểm soát kỹ lưỡng để tối ưu hiệu quả truyền thông và không bị gián đoạn trong chiến dịch gửi tin.

Câu hỏi thường gặp khi tạo ZNS template

1. Tôi có thể tạo bao nhiêu ZNS template trong một tài khoản?

Bạn có thể tạo bao nhiêu ZNS Template trong một tài khoản tùy thuộc vào loại tài khoản và các điều kiện sử dụng. Tuy nhiên, Zalo không giới hạn cụ thể số lượng ZNS Template mà bạn có thể tạo.

2. Thời gian duyệt ZNS template là bao lâu?

Thời gian duyệt ZNS template thường từ 2-3 ngày làm việc. Trong trường hợp template có nội dung phức tạp hoặc cần xác minh thêm, thời gian có thể kéo dài hơn.

3. Tôi có thể chỉnh sửa template sau khi đã được duyệt?

Có, bạn có thể chỉnh sửa Zalo ZNS template sau khi được duyệt. Tuy nhiên, những thay đổi lớn có thể yêu cầu duyệt lại, trong khi những chỉnh sửa nhỏ có thể được áp dụng ngay lập tức.

4. Làm thế nào để theo dõi hiệu suất của ZNS template?

Bạn có thể theo dõi hiệu suất thông qua dashboard analytics, bao gồm các metrics như delivery rate, open rate, click-through rate, và conversion rate của từng Zalo ZNS template.

ZNS template là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao hiệu quả marketing. Thông qua 6 bước chi tiết được hướng dẫn ở trên, bạn có thể tạo ra những template chuyên nghiệp. Bạn đang muốn triển khai giải pháp ZNS chuyên nghiệp cho doanh nghiệp? Hãy liên hệ ngay với Abenla để được  tư vấn và báo giá chi tiết.

Xem thêm: Bảng Giá ZNS (Zalo Notification Service) Năm 2025 Mới Nhất

Thông tin liên hệ: 

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường 7A, CX Bình Thới, Phường 8, Quận 11, HCM

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@smsthuonghieu.com