Cách tạo Zalo OA cơ quan nhà nước chỉ với vài bước

Zalo OA cơ quan nhà nước đang trở thành kênh truyền thông hiệu quả giúp các cơ quan, tổ chức nhà nước kết nối với người dân. Làm thế nào để đăng ký và sử dụng tài khoản này một cách chuyên nghiệp? Bài viết này, Abenla sẽ hướng dẫn bạn tạo Zalo OA cơ quan nhà nước chi tiết nhất.

Tài khoản Zalo OA cơ quan Nhà nước là gì?

Zalo OA cơ quan Nhà nước là tài khoản chính thức được phát triển nhằm phục vụ các đơn vị hành chính, tổ chức công lập như UBND, Sở – Ban – Ngành, công an, bệnh viện, trường học,… Với vai trò là kênh giao tiếp điện tử hiện đại, Zalo OA giúp cơ quan Nhà nước kết nối với người dân một cách trực tiếp, tiện lợi và tiết kiệm hơn so với các hình thức truyền thống.

Tính đến tháng 12/2023, nền tảng này đã ghi nhận 15.349 tài khoản Zalo OA thuộc khối Nhà nước, tăng mạnh 54% so với năm 2022. Đây là minh chứng rõ ràng cho thấy xu hướng chuyển đổi số trong hành chính công đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam.

Những lợi ích nổi bật khi cơ quan Nhà nước sử dụng Zalo OA

Việc ứng dụng Zalo OA trong hoạt động quản lý và truyền thông công quyền không chỉ góp phần rút ngắn khoảng cách giữa người dân và chính quyền, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành trong thời đại số. Dưới đây là những lợi ích điển hình khi các cơ quan biết cách tận dụng OA:

• Tương tác tức thời, truyền thông hiệu quả: Nhờ tính năng gửi tin hàng loạt, các cơ quan có thể thông báo nhanh chóng về thay đổi chính sách, lịch làm việc, hoặc cảnh báo khẩn cấp đến người dân. Tất cả được thực hiện qua Zalo – nền tảng có hàng triệu người dùng mỗi ngày, đảm bảo thông tin lan truyền nhanh chóng và rộng rãi.

• Hỗ trợ dịch vụ công trực tuyến: Zalo OA tích hợp các thủ tục hành chính như: nộp hồ sơ online, đặt lịch hẹn, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ, giúp người dân tiếp cận dịch vụ công dễ dàng hơn mà không phải đến trực tiếp trụ sở.

• Thu thập phản hồi, nâng cao chất lượng phục vụ: Zalo OA cho phép người dân gửi kiến nghị, góp ý hoặc yêu cầu hỗ trợ ngay trên ứng dụng. Điều này giúp cơ quan Nhà nước tiếp nhận và xử lý vấn đề nhanh chóng, đồng thời tăng tính minh bạch và tạo sự tin cậy với người dân.

Bên cạnh đó, nhiều tỉnh thành như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương đang dẫn đầu cả nước về số lượng OA cơ quan Nhà nước được tạo lập và hoạt động hiệu quả, chứng minh cho sự thành công của mô hình này trong thực tế.

Những tính năng hữu ích của Zalo OA dành cho cơ quan Nhà nước

Zalo OA không chỉ là kênh thông tin chính thức mà còn là công cụ đa năng, hỗ trợ hiệu quả cho các cơ quan Nhà nước trong việc cung cấp dịch vụ công và tương tác với người dân. Dưới đây là các tính năng nổi bật đang được nhiều đơn vị hành chính sử dụng:

1. Gửi tin nhắn Broadcast tới hàng loạt người dân

Tính năng Broadcast giúp cơ quan Nhà nước nhanh chóng lan tỏa các thông báo quan trọng đến hàng nghìn người dân cùng lúc. Các nội dung thường được gửi như: lịch làm việc, thông báo cúp điện/nước, sự kiện địa phương, hay cảnh báo khẩn cấp. Nhờ khả năng tiếp cận nhanh chóng, cơ quan có thể đảm bảo thông tin đến đúng người, đúng thời điểm, giảm thiểu tình trạng người dân bị bỏ sót thông tin.

2. Chatbot tự động tiếp nhận và phản hồi các câu hỏi

Chatbot tích hợp trên Zalo OA giúp tự động tiếp nhận và phản hồi các câu hỏi thường gặp từ người dân như: thủ tục làm giấy tờ, tra cứu quy hoạch, hỏi giờ làm việc,… Đây là một trợ lý ảo hoạt động 24/7, góp phần giảm áp lực cho bộ phận chăm sóc người dân, đồng thời nâng cao trải nghiệm của người dùng khi tương tác với chính quyền qua nền tảng số.

3. Phân tích và thống kê hiệu quả hoạt động

Thông qua công cụ thống kê tích hợp, cơ quan Nhà nước có thể theo dõi lượng người quan tâm, mức độ tương tác, lượt xem và hiệu quả của từng chiến dịch truyền thông. Dữ liệu này rất hữu ích trong việc điều chỉnh nội dung và phương thức truyền thông để phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của người dân.

Hướng dẫn từng bước tạo tài khoản Zalo OA dành cho cơ quan Nhà nước

Để triển khai truyền thông, hỗ trợ dịch vụ công và tương tác trực tiếp với người dân trên nền tảng Zalo, việc đầu tiên mà các cơ quan Nhà nước cần thực hiện là đăng ký tài khoản Zalo OA (Official Account). Dưới đây là quy trình tạo tài khoản Zalo OA dành riêng cho cơ quan công quyền:

Bước 1: Truy cập vào trang web Zalo OA

Truy cập trang web chính thức tại địa chỉ: https://oa.zalo.me. Tại giao diện chính, bạn đăng nhập bằng tài khoản Zalo cá nhân → chọn nút “Tạo Official Account ngay” để bắt đầu.

Bước 2: Đăng nhập tài khoản và lựa chọn loại OA dành cho cơ quan nhà nước

Bạn có thể tiến hành đăng nhập bằng một trong hai phương thức sau:

• Đăng nhập bằng số điện thoại: Sử dụng số điện thoại và mật khẩu đã đăng ký với tài khoản Zalo cá nhân trước đó.

• Đăng nhập bằng mã QR: Nếu bạn đã đăng nhập Zalo trên điện thoại, hãy mở ứng dụng và quét mã QR hiển thị trên màn hình máy tính để truy cập nhanh chóng.

Sau khi đăng nhập thành công, hãy chọn loại tài khoản phù hợp là “Cơ quan nhà nước” để tiếp tục thiết lập Zalo OA cho đơn vị của bạn.

Lưu ý: Chỉ những tài khoản sử dụng số điện thoại Việt Nam mới được phép tạo Zalo OA.

Bước 3: Nhập thông tin cơ bản của cơ quan

Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu điền một số thông tin chính như:

• Tên đơn vị/cơ quan.

• Viết phần mô tả chức năng hoặc lĩnh vực hoạt động.

• Thông tin liên hệ của cơ quan (số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ trụ sở…).

Hãy đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và cập nhật để thuận tiện cho việc xác minh.

Bước 4: Cập nhật ảnh đại diện và ảnh bìa Zalo OA

Cuối cùng, để hoàn tất hồ sơ OA, bạn cần tải lên:

• Ảnh đại diện: Kích thước tối thiểu 240 x 240 px, định dạng JPG/PNG, dung lượng không quá 15MB.

• Ảnh bìa: Kích thước tối thiểu 320 x 180 px, định dạng JPG/PNG, dung lượng tối đa 15MB.

Ảnh đại diện nên là biểu trưng/logo chính thức của cơ quan để tăng mức độ nhận diện. Ảnh bìa có thể thiết kế theo chủ đề hoạt động hoặc thông tin tuyên truyền nổi bật.

Những điều cần lưu ý khi triển khai Zalo OA trong cơ quan nhà nước

Việc sử dụng Zalo OA để kết nối với người dân là bước đi thiết thực trong tiến trình chuyển đổi số. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và đúng quy định, các cơ quan nhà nước cần chú ý một số điểm quan trọng sau:

1. Đảm bảo bảo mật dữ liệu

Cơ quan nhà nước khi vận hành Zalo OA cần đặc biệt chú trọng đến việc bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu nhạy cảm của người dân. Các thao tác trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu đều phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo mật và an toàn thông tin. Bất kỳ sơ suất nào trong việc này có thể ảnh hưởng đến uy tín cơ quan và làm giảm niềm tin của người dân.

2. Nâng cao năng lực sử dụng nền tảng cho cán bộ phụ trách

Zalo OA tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ truyền thông và dịch vụ công, vì vậy việc đào tạo cán bộ phụ trách là rất cần thiết. Cơ quan nên tổ chức tập huấn để đội ngũ nhân sự hiểu rõ cách sử dụng các công cụ như chatbot, gửi tin hàng loạt (broadcast), phân tích thống kê… Việc này không chỉ giúp tận dụng hiệu quả nền tảng, mà còn nâng cao chất lượng tương tác với người dân.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình đăng ký, các tính năng đặc biệt của Zalo OA cơ quan nhà nước. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ ZNS trên nền tảng này, hãy liên hệ với Abenla để được tư vấn. Abenla là đơn vị hàng đầu cung cấp ZNS chuyên nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả truyền thông và nâng cao chất lượng dịch vụ công. Với kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia am hiểu, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tốt nhất cho bạn.

 

Xem thêm:

Tìm hiểu về Zalo ZNS – Công cụ CSKH hiệu quả

Quy chuẩn kích thước Zalo OA – Cập nhật mới năm 2025

Thông tin liên hệ: 

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường 7A, CX Bình Thới, Phường 8, Quận 11, HCM

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@smsthuonghieu.com

• Website: https://www.smsthuonghieu.com/