Hướng dẫn sử dụng Chatbot Zalo OA chăm sóc khách hàng

Chatbot Zalo OA đang trở thành công cụ không thể thiếu trong việc chăm sóc khách hàng tự động 24/7. Nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ cách triển khai và tối ưu công cụ này để biến nó thành cỗ máy bán hàng và chăm sóc khách hàng tự động chưa? Làm thế nào để chatbot không chỉ trả lời tin nhắn một cách máy móc mà còn có thể tư vấn, chốt đơn và giữ chân khách hàng hiệu quả? Bài viết này của Abenla sẽ là cẩm nang toàn diện, hướng dẫn bạn từng bước để làm chủ công cụ này.

Chatbot Zalo OA là gì?

Chatbot Zalo OA là công cụ tự động hóa tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng ngay trên nền tảng Zalo. Đây là một tính năng được tích hợp vào Zalo Official Account (Zalo OA), cho phép doanh nghiệp thiết lập các kịch bản trả lời tin nhắn tự động mà không cần kiến thức lập trình. Với khả năng hoạt động 24/7, Zalo Chatbot giúp tối ưu quá trình chăm sóc khách hàng, tư vấn, giới thiệu sản phẩm và thu thập thông tin nhanh chóng.

Không chỉ dừng lại ở việc phản hồi tin nhắn, chatbot còn có thể hiển thị hình ảnh, nút chọn, menu điều hướng để tăng trải nghiệm người dùng. Doanh nghiệp có thể sử dụng chatbot của Zalo hoặc tích hợp các nền tảng chatbot bên thứ ba để phù hợp với mục tiêu cụ thể.

Lưu ý: Đây là tính năng trả phí, admin cần mua gói dịch vụ để kích hoạt và sử dụng đầy đủ các chức năng của Zalo Chatbot.

Lợi ích khi sử dụng Zalo Chatbot trong kinh doanh

Trong thời đại số, việc ứng dụng công nghệ tự động hóa trong chăm sóc khách hàng ngày càng trở nên phổ biến. Chatbot Zalo OA là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình tương tác, nâng cao hiệu quả kinh doanh trên nền tảng Zalo.

Một số lợi ích nổi bật của Zalo Chatbot:

• Tự động hóa chăm sóc khách hàng: Chatbot có thể phản hồi tin nhắn 24/7, giải đáp các câu hỏi phổ biến mà không cần nhân sự theo dõi liên tục.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành: Giảm tải công việc lặp lại cho đội ngũ chăm sóc khách hàng, từ đó tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp.

• Nâng cao trải nghiệm người dùng: Chatbot cung cấp thông tin nhanh chóng qua văn bản, hình ảnh, nút lựa chọn, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận sản phẩm hoặc dịch vụ.

• Thu thập và phân loại dữ liệu khách hàng: Trong quá trình tương tác, chatbot có thể ghi nhận thông tin khách hàng và phân nhóm theo hành vi, giúp doanh nghiệp triển khai các chiến dịch tiếp thị chính xác hơn.

• Tăng khả năng chuyển đổi: Nhờ phản hồi tức thì và nội dung rõ ràng, chatbot giúp khách hàng đưa ra quyết định nhanh chóng, từ đó tăng tỷ lệ mua hàng hoặc đăng ký dịch vụ.

Tính năng tương tác tự động với khách hàng trên Zalo OA Chatbot

Zalo OA Chatbot không chỉ là công cụ hỗ trợ trả lời tin nhắn tự động, mà còn cung cấp nhiều tính năng tương tác linh hoạt giúp tăng tính cá nhân hóa và trải nghiệm người dùng trong hội thoại. Dưới đây là những dạng nội dung mà Chatbot có thể sử dụng để giao tiếp hiệu quả hơn với khách hàng:

• Văn bản: Gửi tin nhắn dưới dạng chữ. Có thể chèn thêm trường thông tin cá nhân như tên, số điện thoại… để tăng độ cá nhân hóa.

• Hình ảnh: Gửi hình ảnh kèm mô tả, có thể tải lên từ máy hoặc nhập đường link ảnh.

• Album ảnh: Gửi nhiều hình ảnh trong một tin nhắn (tối đa 9 ảnh), phù hợp để giới thiệu sản phẩm, thực đơn, dịch vụ,…

• Danh sách: Tạo danh sách nội dung cho khách hàng lựa chọn (dạng menu tương tác).

• Typing (đang nhập): Mô phỏng trạng thái “đang soạn tin nhắn” nhằm tạo cảm giác tương tác tự nhiên như trò chuyện với người thật.

• Nhập liệu: Gửi mẫu form hoặc yêu cầu khách hàng nhập thông tin như họ tên, số điện thoại, email,… Các dữ liệu này sẽ được lưu và sử dụng lại khi cần.

• Bộ sưu tập (Carousel): Gửi nhiều hình ảnh dạng cuộn kèm tiêu đề và mô tả. Cho phép người dùng lướt chọn mục quan tâm.

• Tập tin: Gửi file đính kèm với dung lượng tối đa 1MB (tài liệu, báo giá, hướng dẫn sử dụng…).

• Bài viết: Gửi bài viết từ Zalo Official Account (OA), có thể là bài viết cụ thể hoặc bài viết mới nhất tại thời điểm gửi.

• Sticker: Gửi nhãn dán từ kho sticker của Zalo để cuộc trò chuyện thêm sinh động.

Các điểm kích hoạt bản chatbot trên Zalo OA

Để chatbot Zalo hoạt động hiệu quả và đúng mục tiêu, doanh nghiệp cần thiết lập các điểm kích hoạt giúp chatbot tự động khởi chạy đúng lúc, đúng đối tượng. Dưới đây là những cách phổ biến để kích hoạt chatbot:

1. Tin nhắn chào mừng

Khi người dùng ấn nút “Quan tâm” OA, chatbot sẽ được tự động kích hoạt và gửi một tin nhắn chào mừng đã được thiết lập sẵn. Đây là cách tạo ấn tượng ban đầu và hướng dẫn người dùng tương tác.

2. Kích hoạt bằng từ khóa

Doanh nghiệp có thể cài đặt các kịch bản chatbot phản hồi theo những từ khóa thường gặp. Khi người dùng gửi tin nhắn có chứa từ khóa này, chatbot sẽ tự động phản hồi mà không cần đến sự can thiệp của nhân viên.

3. Kích hoạt qua đường dẫn (URL)

Zalo OA cho phép tạo đường dẫn riêng biệt để kích hoạt từng kịch bản chatbot. Doanh nghiệp có thể chèn đường dẫn này vào các vị trí như: Menu OA, website, mã QR, bài viết,… Khi người dùng nhấp vào link, chatbot sẽ được khởi động tương ứng với kịch bản đã gắn.

Hướng dẫn lấy đường dẫn kích hoạt Zalo Chatbot

Để khởi chạy một kịch bản chatbot cụ thể, bạn có thể tạo các đường dẫn (URL) tương ứng. Khi người dùng nhấn vào các link này, chatbot sẽ tự động kích hoạt theo đúng nội dung bạn đã thiết lập. Dưới đây là hai cách phổ biến để lấy và tạo đường dẫn kích hoạt Zalo OA Chatbot:

Cách 1: Lấy đường dẫn chia sẻ trực tiếp từ Zalo OA

• Bước 1: Truy cập trang quản trị OA tại: oa.zalo.me

• Bước 2: Vào mục: Chatbot → Kịch bản → Chia sẻ kịch bản

• Bước 3: Nhấn “Chia sẻ” để hiển thị link, sau đó sao chép đường dẫn được cung cấp.

Cách 2: Tạo thủ công URL kích hoạt kèm ID OA và chatbot

Bạn có thể tự tạo một đường dẫn theo cấu trúc như sau:

https://zalo.me/[OAID]?openChat=true&chatbotID=[chatbot_id]

Trong đó:

• [OAID]: Là ID của tài khoản Zalo Official Account.

• [chatbot_id]: Là ID của kịch bản bạn muốn khởi chạy.

Cách lấy các ID này:

• Truy cập: oa.zalo.me → Chatbot → Kịch bản tin nhắn → Chỉnh sửa kịch bản

• Trên thanh URL của trình duyệt, bạn sẽ thấy đường dẫn có chứa OAID và chatbot_id — hãy sao chép hai mã này để tạo đường link hoàn chỉnh.

Ưu điểm của cách làm này đó là khi người dùng khi nhấn vào link sẽ truy cập trực tiếp vào cửa sổ chat, bỏ qua trang hồ sơ OA. Bạn có thể gắn nhãn khách hàng theo từng đường dẫn để hỗ trợ phân nhóm khách hàng theo nguồn truy cập (ví dụ: từ website, quảng cáo, fanpage…). Việc sử dụng linh hoạt các đường dẫn chatbot giúp doanh nghiệp chủ động tiếp cận, điều hướng và thu thập dữ liệu khách hàng theo từng chiến dịch cụ thể.

Ứng dụng Zalo OA Chatbot trong chăm sóc khách hàng

Zalo Chatbot không chỉ đơn thuần là một công cụ trả lời tự động, mà còn là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong chăm sóc khách hàng. Dưới đây là những cách phổ biến mà doanh nghiệp có thể ứng dụng chatbot Zalo để tối ưu trải nghiệm khách hàng.

1. Chatbot tự động xin thông tin của khách hàng

Trong những tình huống cần thu thập thông tin từ khách hàng như đặt bàn, đăng ký sự kiện, gửi mã ưu đãi hay đăng ký dịch vụ, doanh nghiệp có thể thiết lập chatbot để gửi yêu cầu đến khách hàng. Chatbot có thể sử dụng các mẫu “Yêu cầu thông tin” có sẵn hoặc cho phép khách hàng nhập tự do các dữ liệu như tên, số điện thoại, thời gian hẹn,… Những thông tin này sẽ được lưu trữ và dùng để cá nhân hóa nội dung tương tác, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng.

2. Tự động tương tác, phản hồi lại với khách hàng

Ngay khi khách hàng gửi tin nhắn tới OA (Official Account), chatbot có thể tự động phản hồi lại bằng một nội dung đã được chuẩn bị sẵn. Không chỉ là lời chào, những tin nhắn phản hồi này có thể chứa các nút hành động như “Xem thêm thông tin”, “Đặt bàn ngay”, hoặc “Truy cập website”, giúp khách hàng nhanh chóng thực hiện các bước tiếp theo mà không phải chờ đợi nhân viên. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao mức độ hài lòng của người dùng.

3. Phân nhóm khách hàng theo hành vi tương tác

Một trong những lợi ích lớn của việc sử dụng chatbot là khả năng tự động phân nhóm khách hàng dựa trên hành vi tương tác. Ví dụ, nếu khách hàng bấm vào nút “Tìm hiểu món chay”, chatbot có thể gắn nhãn “Quan tâm món chay” cho người đó. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến dịch nhắm mục tiêu chính xác hơn theo sở thích, nhu cầu, hoặc giai đoạn mua hàng của từng nhóm. Điều này giúp tối ưu hiệu quả marketing và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

4. Nhanh chóng kết nối với đội ngũ CSKH

Zalo Chatbot còn có thể tích hợp chức năng “thông báo cho nhân viên” khi phát hiện khách hàng đang cần được hỗ trợ. Thay vì để khách hàng chờ đợi hoặc cảm thấy bị bỏ rơi trong đoạn hội thoại tự động, chatbot sẽ chủ động thông báo để nhân viên CSKH tham gia tiếp nhận và xử lý nhanh chóng. Đây là sự kết hợp thông minh giữa công nghệ tự động hóa và yếu tố con người, giúp doanh nghiệp giữ được chất lượng dịch vụ trong khi vẫn tiết kiệm chi phí vận hành.

Chatbot Zalo OA là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ. Việc triển khai chatbot không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Nếu bạn đang quan tâm đến dịch vụ Zalo ZNS, hãy liên hệ ngay với Abenla. Chúng tôi có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực digital marketing và automation, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai các chiến dịch một cách hiệu quả nhất.

Xem thêm:

Dịch vị Zalo ZNS – Xây dựng chiến lược Marketing và CSKH

Thông tin liên hệ: 

Công ty TNHH ABENLA

• Địa chỉ: Số 3, đường 7A, CX Bình Thới, Phường 8, Quận 11, HCM

• Hotline: 028 66808866

• Email: info@smsthuonghieu.com

• Website: https://www.smsthuonghieu.com/